1.  ขั้นตอนการเริ่มใช้โปรแกรมเอ็กซ์เพรสในการเตรียมข้อมูลของฝั่งสำนักงานใหญ่ และฝั่งสาขาสำหรับการใช้เมนูโอนข้อมูล(หรือสาขา) รวมถึงขั้นตอนการทำงานในเมนูโอนข้อมูลระหว่าง 2 ฝั่ง

 

Navigation:  เมนูอื่นๆ > โอนข้อมูล >

1.  ขั้นตอนการเริ่มใช้โปรแกรมเอ็กซ์เพรสในการเตรียมข้อมูลของฝั่งสำนักงานใหญ่ และฝั่งสาขาสำหรับการใช้เมนูโอนข้อมูล(หรือสาขา) รวมถึงขั้นตอนการทำงานในเมนูโอนข้อมูลระหว่าง 2 ฝั่ง

 

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

 

ขั้นตอนการเตรียมข้อมูลและการโอนข้อมูล

1.        ฝั่งสำนักงานใหญ่ ควรจะเป็นคนเตรียมรายละเอียดเกี่ยวกับฐานข้อมูลต่าง ๆ เช่น

·รายละเอียดสินค้า

·เจ้าหนี้

·ลูกหนี้

·ทรัพย์สิน

·ผังบัญชี

·คลังสินค้า ของสำนักงานใหญ่ และสาขา

กำหนดเลขที่เอกสาร ต่าง ๆ เช่น เอกสารการขาย หรือเอกสารที่จะให้ฝั่งสาขาทำงาน ควรจะแยกเมนูด้วย ที่กำหนดเลขที่เอกสาร เริ่มระบบข้อ 4. (การแยกนี้เฉพาะในการทำงานที่ทั้ง 2 ฝั่ง ต้องใช้เมนูในการทำงานเหมือนกัน)

2. ให้ทำการสำรองข้อมูล จากเมนูการสำรองข้อมูล เพื่อนำข้อมูลข้างต้นไปให้ฝั่งสาขา

3.     ในการโอนข้อมูล โปรแกรมจะตรวจสอบที่เอกสารตามวันที่ที่โอนเป็นหลัก

และจะโอนข้อมูลเฉพาะที่มีการเดินรายการ                        

ซึ่งโปรแกรมจะไม่โอนข้อมูลที่เป็นยอดยกมาของสินค้า และรายละเอียดต่าง ๆ ตามข้อ 1.

4.      ในการโอนข้อมูลยอดยกมาของลูกหนี้และผู้จำหน่าย จะโอนเฉพาะเอกสาร ซึ่งจะทำให้ยอดต้นปีใน

รายละเอียดลูกหนี้และผู้จำหน่ายไม่มีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะต้องเข้าไปแก้ไขยอดยกมาต้นปีใน

รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้เอาเอง

5.   สินค้าไม่สามารถโอนยอดยกมาให้

6.     ส่วนฐานข้อมูลต่าง ๆ ที่มีการเพิ่มใหม่ที่สาขา ต้องมีการเดินรายการโดยเปิดบิลก่อน

เมื่อโอนข้อมูลโดยกำหนดเอกสารที่ทำ        

และกำหนดรายละเอียดในการโอนในหน้าที่2 ให้ตอบ Y ฐานข้อมูลที่เพิ่มใหม่ดังกล่าวก็จะถูกโอนไปยังฝั่งสนญ.ด้วย    

แต่ในทางกลับกัน ถ้าตอบฐานข้อมูลเป็น N ก็จะโอนไปแต่เอกสารแต่จะไม่มีฐานข้อมูลดังกล่าวไปเพิ่มยังอีกฝั่งหนึ่ง

เช่นมีฐานข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดลูกค้าใหม่เพิ่มขึ้น 2 ราย คือ นายเอ และนายบี นายเอมีการเดินรายการในเอกสารขายแล้ว                            แต่นายบียังไม่มีการเดินรายการ หากโอนข้อมูลไปให้ทางสนญ. โดยตอบ Y ในหน้าที่ 2 บรรทัดรายละเอียดลูกค้า                           ข้อมูลจะถูกโอนเฉพาะของนายเอเท่านั้น ส่วนนายบีจะไม่ถูกโอน เพราะยังไม่มีการเดินรายการนั่นเอง

7.      ถ้าทั้ง 2 ฝั่งมีรายละเอียดลูกค้าเหมือนกัน แล้วฝั่งสาขา มีการแก้ไขที่อยู่ แล้วเปิดบิลขาย

เมื่อมีการโอนบิลขายนี้

พร้อมกับตอบรายละเอียดลูกค้าเป็นY แต่กลับทำให้รายละเอียดลูกค้าที่ฝั่งสนญ. ไม่เปลี่ยนที่อยู่ ทำให้ทั้ง 2 ฝั่งที่อยู่ลูกค้าไม่ตรงกัน ต้องไปแก้ไขที่อยู่ของลูกค้าที่ฝั่งสนญ.ด้วย

ขั้นตอนการโอนข้อมูลในโปรแกรมเอ็กซ์เพรส

กรณีสาขาโอนข้อมูลให้สำนักงานใหญ่

ฝั่งสาขา

1.      เลือกเมนูอื่น ๆ ข้อ A. โอนข้อมูล / 4. กำหนดรายละเอียดการโอนข้อมูล ในช่อง "ชื่อข้อกำหนด"

สามารถกำหนดได้ไม่เกิน 8   ตัวอักษร และสามารถตั้งชื่อข้อกำหนดได้หลายชื่อ (ไม่จำกัด) ในส่วนหัวข้อการโอน หากต้องการโอนเมนูใด ให้ตอบ Y         ที่เมนูนั้น ๆ รวมถึงฐานข้อมูลต่าง ๆ ในหน้า 2 ด้วย เรียบร้อยแล้ว ให้กด F9 เพื่อเก็บข้อมูล

2.      เมื่อกำหนดรายละเอียดการโอนข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก ข้อ 1. "ขึ้นแผ่นดิสก์"

โปรแกรมจะให้ระบุวันที่ที่ต้องการโอน   หากต้องการโอนข้อมูลยอดยกมาด้วย จะต้องระบุวันที่ให้ครอบคลุม

เช่น ยอดยกมาเป็นปี 47 วันที่โอนก็ต้องระบุตั้งแต่         01/01/47 เป็นต้น เรียบร้อยแล้วให้กด F5 เริ่มโอนข้อมูลขึ้นแผ่นดิสก์  จากนั้นโปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกว่าจะนำข้อมูลดังกล่าว ขึ้นแผ่น Drive A , Drive B หรือ ไดเรกทอรี่อื่น          หากต้องการโอนขึ้นแผ่นดิสก์ เลือก Drive A โปรแกรมก็จะทำงานไปเรื่อย ๆ เรียบร้อยแล้ว      โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดการโอนขึ้นมาให้ว่าได้โอนเมนูใดบ้าง เมนูละกี่รายการ หากต้องการสั่งพิมพ์ให้กด P แล้ว       Enter หากไม่ต้องการพิมพ์ให้กด Esc

ฝั่งสำนักงานใหญ่

1.    เมื่อได้รับแผ่นข้อมูลจากทางสาขาแล้ว ทางฝั่งสนญ. ก็ต้องเข้าเมนูโอนข้อมูล เลือกข้อ 2. จากแผ่นดิสก์ มา

รวมกับข้อมูลปัจจุบัน     ใส่ YES / F5 เพื่อทำงาน เลือกจานแม่เหล็ก A โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดของข้อมูล ที่จะโอนมารวมกับข้อมูลปัจจุบัน           ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงวันที่ ก็สามารถเปลี่ยนแปลงได้ที่หน้าจอนี้ จากนั้นกด F5 เริ่มโอนข้อมูลมารวม หากมีเอกสารซ้ำกัน           โปรแกรมจะขึ้นมาถามว่าจะต้องการบันทึกทับหรือไม่ ให้เลือกหัวข้อที่ต้องการ

2.    เมื่อการนำข้อมูลจากแผ่นดิสก์ มารวมกับข้อมูลปัจจุบัน เรียบร้อยแล้ว ให้เลือก ข้อ 3. คำนวณยอดสะสมทุกระบบ  

หลังจากรวมข้อมูลแล้ว เพื่อให้ข้อมูลในแต่ละไฟล์ถูก Update และคำนวณยอดสะสมใหม่ ให้ถูกต้อง

การโอนข้อมูลจะมีไฟล์ต่าง ๆ ดังนี้

1.          ไฟล์ข้อมูล คือ branch.5 หรือ ชื่อข้อกำหนด จะอยู่ใน Folder ที่เก็บปลายทาง C:\ExpressA\> หรือ Drive A:\>

2. ไฟล์ที่ใช้โอน คือ branch.5br จะอยู่ใน Folder C:\ExpressA\>
3. ไฟล์ที่เก็บรายละเอียดในการโอน คือ branch.cfg จะอยู่ใน Folder ที่เก็บข้อมูล C:\ExpressA\DATA หรือ C:\TEST
4. ไฟล์ที่ใช้ในการโอน หรือเวลาที่เราสำรองข้อมูลลงแผ่น A จะมี 2 ไฟล์ คือ branch.5 และbranch.5br