4.  วิธีประยุกต์ใช้งานสดย่อย

Navigation:  ระบบบัญชี > เงินสดย่อย >

4.  วิธีประยุกต์ใช้งานสดย่อย

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

 

 

 วัตถุประสงค์:  เพื่อทำให้ใบเบิกชดเชยเงินสดย่อย  มาทำจ่ายรวมอยู่ที่ใบ  PS (รวมกับการจ่ายชำระหนี้ยเพื่อรันเลขที่ใบสำคัญจ่ายรวมกัน)  ทำให้ตรวจสอบรายการจ่ายเงินได้ง่ายขึ้น

 โดยปกติโปรแกรมมีเมนูเงินสดย่อยให้เรียกใช้ได้อยู่แล้ว  แต่การใช้งานในเมนูเงินสดย่อยนั้นติดปัญหาบางประการ  เช่น  ไม่สามารถดูยอดเงินสดย่อยคงเหลือ  ณ เวลาใดเวลาหนึ่งได้  เพราะว่าโปรแกรมจะไม่บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่จ่ายด้วยเงินสดย่อย  (จนกว่าจะเบิกชดเชย จึงจะบันให้)  และอีกปัญหาคือ  การเบิกชดเงินสดย่อยนั้น  จะใช้ใบสำคัญแยกไปเป็นเอกสารการจ่ายอีกหมวดหนึ่ง  ทำให้เวลาตรวจสอบรายการจ่ายเงินทำได้ลำบาก  เพราะมีเอกสารการจ่ายเงินหลายที่        จากปัญหานี้  จึงต้องนำรายการค่าใช้จ่ายต่างๆ  ที่จ่ายด้วยเงินสดย่อยมาคีย์ไว้ที่ซื้อเงินเชื่อ  (เพื่อตั้งหนี้)  ก่อน  จากนั้นเวลาเบิกชดเชยก็ไปทำใบจ่าย (PS)  รวมกันกับการจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้า

 

ขั้นตอนการทำ :

 1.  ตั้งรหัสผู้จำหน่าย (เจ้าหนี้) ขึ้นมาใหม่อีก 1 รหัส

 

ap_cash01

 

 ตั้งรหัสไปอยู่ท้าย  ๆ  เช่น  ตั้งเป็น ‘๙๙ง/สย่อย’ เพื่อเวลาพิมพ์รายงานเจ้าหนี้การค้าจะได้ไม่รวมรหัสนี้เข้าไปด้วย  ในช่องชื่อป้อนชื่อของผู้รักษาเงินสดย่อย,  หมวดของผู้จำหน่าย  อาจแยกเป็นอีกหมวดหรือไม่ก็ได้,  เลขที่บัญชี  เป็นบัญชีเงินสดย่อย  (ตามผังบัญชี),  ประเภทราคาเป็น  0,  อัตราภาษี 7 %,  เลขประจำตัวผู้เสียภาษีว่างไว้

 

2.  ถ้าจะเพิ่มสมุดรายวันเงินสดย่อย  ก็ให้ไปเพิ่มสมุดรายวันก่อน (ที่เมนูบัญชี / 8.  สร้างสมุดรายวัน)

 

ap_cash02

 

3.  สร้างเอกสาร  RR  ขึ้นมาใหม่  (ที่เมนูเริ่มระบบ / 4. กำหนดเลขที่เอกสาร)  โดยสมมติว่าสร้างเป็น  RX= จ่ายเงินสดย่อย

 

ap_cash03

 

ถ้าจะแยกสมุดรายวันไปอยู่เล่มใหม่  ก็ให้ระบุไปในช่องคำอธิบายในสมุดรายวัน  ให้ป้อนเป็น ‘จ่ายเงินสอย่อย’ + (APTRN->YOUREF)  เพื่อให้ดึงค่าในช่องหมายเหตุในหน้าจอซื้อ  มาอธิบายรายการ

 

ap_cash04

 

4.  ตั้งวงเงินสดย่อย  จากสมุดรายวันเงินสดย่อย  (ในกรณีเพิ่งเริ่มตั้งวงเงินสดย่อย)

 

ap_cash05

 

ถ้าเคยตั้งวงเงินสดย่อยไว้แล้ว  ให้บันทึกเป็นยอดยกมาใน  เมนู  “บัญชี / 3.1 บันทึกยอดยกมา”

 

5.  คีย์จ่ายเงินสดย่อย  (ที่เมนูซื้อที่เพิ่มขึ้นมาใหม่)

 

ap_cash06

 

ป้อนค่าในช่องหมายเหตุว่า  ค่าอะไร?  จ่ายให้ใคร?  ถ้ามีภาษีมูลค่าเพิ่มก็ป้อนประเภทราคาและอัตราภาษี  หรือถ้ามีภาษีหัก  ณ  ที่จ่ายด้วย  ก็ให้ไปหน้า 3  แล้วกด  Alt + E  เพื่อป้อนยอดภาษีเข้าไป

 

ap_cash07

 

โปรแกรมจะลงบัญชีให้ดังรูป

 

ap_cash08

 

6.  เวลาจะเบิกชดเชยเงินสดย่อย

    ถ้าไม่ต้องการแยกเอกสารการจ่ายเป็นคนละหัวข้อ  ก็ให้ใช้เมนูจ่ายชำระหนี้รวมกับการจ่ายชำระค่าสินค้าไปเลย  แต่ควรจะไปกำหนดค่าในเมนู  ‘เริ่มระบบ / ข้อ 4. กำหนดเลขที่เอกสาร’ โดยเปลี่ยนคำอธิบายรายการของเอกสาร  PS  ใหม่ให้เป็นแบบกลาง ๆ  เช่น

APTRN->YOUREF - ' ' - (APMAS->PRENAM - ' ' - APMAS->SUPNAM)  เพื่อให้ดึงค่าในช่องหมายเหตุในหน้าจอ  PS  มาอธิบายรายการ

 

ap_cash09

ในหน้าจอ PS

ap_cash10

 

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีดังรูป

 

ap_cash11

 

 7.  เมื่อจะดูเงินสดย่อยคงเหลือ  ให้พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท  หรือถ้าจะดูเอกสารที่รอเบิกชดเชย  ก็ให้พิมพ์รายงานเจ้าหนี้ได้เลย  เช่น  วิเคราะห์อายุหนี้  (บิลค้างจ่าย)  เป็นต้น