Change language to EN
ข่าวเด่นข่าวกีฬาข่าวเศรษฐกิจ
ราคาน้ำมันEx.rateพยากรณ์อากาศ

หน้าแรก >เทคนิคการใช้งานโปรแกรม>เคล็ดไม่ลับ กับการใช้งานโปรแกรมเอ็กซ์เพรส>บิลหาย/ข้อมูลถูกแก้ไข ใครเป็นคนแก้ ตรวจสอบได้

บิลหาย/ข้อมูลถูกแก้ไข ใครเป็นคนแก้ ตรวจสอบได้

บิลหาย/ข้อมูลถูกแก้ไข ใครเป็นคนแก้ ตรวจสอบได้  

 

ในบางครั้งอาจจะเกิดเหตุการณ์ประเภทว่าทำไมราคาขายที่เคยเปิดบิลขายเอาไว้ถึงเปลี่ยนไป แล้วไม่สามารถหาสาเหตุได้ เพราะเมื่อถามผู้เกี่ยวข้องก็มักจะได้รับคำตอบว่าไม่ได่เข้าไปแก้ไขข้อมูลใดๆ เลย กรณีนี้แบบนี้ก็มีเทคนิคในการใช้งานโปรแกรมบัญชี Express มาฝากกันไว้ครับ

เริ่มต้นจากการกำหนดให้มีการตรวจสอบสิทธิการใช้งาน ซึ่งตรงนี้สามารถกำหนดได้ทั้งแบบกลุ่ม หรือแบบรายบุคคล กรณีที่ต้องการให้มีการตรวจสอบการทำงานของพนักงานหลายๆ คน ก็แนะนำให้กำหนดกลุ่มให้กับพนักงานก่อนครับ โดยกำหนดกลุ่มให้กับพนักงานแต่ละคนได้จากเมนูอื่นๆ ข้อ 3.2 แฟ้มผู้ใช้งานระบบ

โดยผมขอยกตัวอย่างการกำหนดกลุ่มพนักงานสโตร์ ให้กับเจ้าหน้าที่ที่มีรหัสผู้ใช้งานคือ MEAW ดังรูปข้างล่างนี้ (ซึ่งกลุ่มสโตร์จะเป็นกลุ่มที่เราจะกำหนดค่าให้บันทึกประวัติเอาไว้ทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อมูลบิลขาย) โดยหากเราต้องการกำหนดการตรวจสอบเฉพาะผู้ใช้งานรายนี้เพียงรายเดียว ก็สามารถกำหนดได้จากตารางด้านล่างของหน้าจอแฟ้มผู้ใช้งานระบบนี้ได้เลย แต่กรณีที่หากเราต้องการกำหนดการตรวจสอบให้กับพนักงานหลายๆ คน การกำหนดค่าทีละรหัสจะเสียเวลามาก เราจึงจะใช้การกำหนดสิทธิการใช้งานให้กับกลุ่ม ซึ่งจะทำให้พนักงานทุกคนที่อยู่ในกลุ่มนั้นถูกกำหนดสิทธิ/จำกัดสิทธิเหมือนกันทั้งกลุ่ม ในหน้าจอนี้มีจุดสำคัญที่อยากให้สังเกตคือในบรรทัด 'ตรวจสอบสิทธิ' จะต้องตั้งค่าเอาไว้เป็น 'ตรวจสอบสิทธิก่อนใช้งาน' นะครับ

 

กำหนดแผนกให้กับรหัสผู้ใช้งาน MEAW ที่เมนูแฟ้มผู้ใช้งานระบบ

 

โดยกลุ่มที่เราสามารถเลือกกำหนดให้พนักงานแต่ละคนได้ ก็มาจากที่กำหนดไว้ในเมนูอื่นๆ ข้อ 3.1 กลุ่มผู้ใช้งานระบบ ซึ่งอย่างที่ผมเรียนให้ทราบไปในตอนต้นว่าเราจะกำหนดให้พนักงานทุกคนในกลุ่มนี้ ถูกบันทึกประวัติการทำงานเอาไว้ทุกครั้งกรณีที่มีการแก้ไขข้อมูลในหน้าจอการขาย ซึ่งจากตัวอย่างต่อไปนี้ผมจะบันทึกเอาไว้เฉพาะการแก้ไขข้อมูลในหน้าจอขายเงินเชื่อเท่านั้น หากคุณต้องการกำหนดการตรวจสอบในเมนูอื่นๆ นอกเหนือจากการขายเงินเชื่อ ก็สามารถใช้วิธีการแบบเดียวกันนี้ได้เลยครับ

โดยหลังจากที่เลือกกลุ่มแผนกสโตร์ขึ้นมาดังในรูปข้างล่างนี้แล้ว ให้กำหนดค่าในช่องข้อมูล (หรือบริษัท) ที่เราจะให้การกำหนดค่านี้มีผลจากในช่อง 'ข้อมูล' จากตัวอย่างเลือกไว้เป็น 'DATAT' ก็ให้กำหนดค่าในช่อง 'เมนู' เป็น 'ขาย4' ซึ่งก็คือเมนูขาย ข้อ 4 ขายเงินเชื่อ (หากพนักงานในแผนกสโตร์นี้ สามารถทำงานในเมนูอื่นๆ ได้ด้วย ก็อย่าลืมกำหนดให้ครบทุกเมนูด้วยนะครับ) จากนั้นให้กำหนดค่าให้สามารถ เพิ่ม ลบ ยกเลิก ได้ตามที่คุณต้องการ ส่วนในช่อง 'แก้ไข' นั้นให้ใส่ตัวอักษร L เข้าไป ซึ่งจะหมายถึงสั่งให้โปรแกรมบัญชี Express บันทึกประวัติการทำงานทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อมูลในหน้าจอการขายเงินเชื่อนี้ หากต้องการให้มีการเก็บประวัติเพิ่มเติม เช่น ใครเป็นผู้บันทึกเปิดบิล ก็อาจจะเพิ่มตัวอักษร L เข้าไปในช่อง 'เพิ่ม' ด้วยก็ได้ครับ แต่ทั้งนี้ต้องระวังการกำหนดเอาไว้มากเกินไปนะครับ เพราะหากเรามีการเปิดบิลต่อวันเป็นจำนวนมาก เช่น เป็นหลักร้อยบิลขึ้นไป แล้วกำหนดให้บันทึกประวัติการทำงานทั้งการเพิ่มข้อมูล , แก้ไขข้อมูล ก็อาจจะส่งผลทำให้การทำงานในโปรแกรมช้าลงไปบ้างด้วยนะครับ

 

กำหนดว่ากลุ่มผู้ใช้งานแผนกสโตร์ทำอะไรได้บ้างในโปรแกรม โดยเลือกตั้งค่าเป็น L หากต้องการให้บันทึกประวัติการทำงาน

 

หลังจากนี้ หากผู้ใช้งานรหัส MEAW หรือผู้ใช้งานคนใดก็ตามในแผนกสโตร์ มีการเข้าไปแก้ไขข้อมูลในหน้าจอขายเงินเชื่อ โปรแกรมบัญชี Express ก็จะมีการบันทึกประวัติการทำงานเอาไว้ทุกครั้ง เช่น ผมจะลองกลับไปแก้ไขข้อมูลบิลขายเงินเชื่อ เลขที่ TEST โดยแก้ไขราคาต่อหน่วยดังรูปข้างล่างนี้

 

ทดสอบแก้ไขราคาต่อหน่วยในบิลขายเลขที่ TEST

 

ซึ่งเมื่อคุณตรวจสอบพบในภายหลังว่าราคาขายของบิลใบนี้เปลี่ยนไปจากเดิม และต้องการจะตรวจสอบว่าใครเป็นผู้แก้ไข ก็ให้เข้าไปที่เมนูอื่นๆ ข้อ 3.4 แฟ้มบันทึกเหตุการณ์ทำงาน และคลิกที่ปุ่มข้างไอค่อนรูปเครื่องพิมพ์ จากนั้นจะเลือกพิมพ์รายงานทั้งหมดออกมาตรวจสอบก็ได้ หรือจะเลือกที่ข้อ 5 'พิมพ์รายงานบันทึกการทำงานโดยกำหนดเงื่อนไข' เพื่อดูเฉพาะเงื่อนไขที่คุณสนใจเป็นพิเศษ เช่น ดูเฉพาะพนักงานบางคนเท่านั้น ซึ่งหลังจากคลิกเลือกที่ข้อ 5 แล้วก็ให้กำหนดช่วงวันที่ที่จะสั่งพิมพ์รายงาน เสร็จแล้วในช่องกำหนดเงื่อนไข ให้ใส่คำสั่ง userid='MEAW' ซึ่งหมายถึงให้พิมพ์ขึ้นมาเฉพาะบันทึกการทำงานของพนักงานที่มีรหัสผู้ใช้เป็น MEAW เท่านั้น

 

สั่งพิมพ์รายงานบันทึกการทำงานจากเมนูอื่นๆ ข้อ 3.4

 

กำหนดเงื่อนไข ให้พิมพ์เฉพาะรหัสผู้ใช้งานที่ต้องการตรวจสอบได้

 

เมื่อดูจากรายงานบันทึกการทำงาน ก็จะเห็นว่าผู้ใช้งานรหัส MEAW นี้มีการแก้ไขข้อมูลเอกสารขายเงินเชื่อเลขที่ TEST ซึ่งเป็นบิลขายเงินเชื่อที่บันทึกไว้เมื่อวันที่ 11/12/56 โดยมาแก้ไขเมื่อวันที่ 12/01/58 เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถรู้ว่าเอกสารเลขที่นี้ถูกแก้ไขโดยพนักงานคนไหน เพื่อที่จะได้สอบถามเหตุผลของการแก้ไขต่อไปนะครับ

 

แฟ้มบันทึกการทำงานจะแสดงข้อมูลตามที่เราได้กำหนดค่าการตรวจสอบเอาไว้

 

หากมีปัญหาหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับบทความชิ้นนี้ กรุณาฝากคำถามไว้ที่ เว็บบอร์ด
ขอความกรุณาอย่าโทรศัพท์สอบถามจากพนักงานฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัท Express นะครับ 


http://www.esg.co.th

express,account,software,เอ็กซ์เพรส,ระบบบัญชี,โปรแกรมบัญชี,ทำบัญชี,บัญชีสำเร็จรูป,บัญชีคอมพิวเตอร์


บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง


การกระทบยอด ภงด50, ภ.พ.30
การปฏิบัติในกรณีรับเช็คชำระหนี้แล้วเช็คมีปัญหา
ตัวอย่างวิธีการนำ Express ไปใช้งานกับธุรกิจผลิต
ซ่อนระบบบัญชี Express จากบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
การบันทึกรับคืนหรือส่งคืนสินค้าที่ซื้อ/ขายในปีก่อน (ประมวลผลสิ้นปีไปแล้ว)
ใช้โปรแกรมมาหลายปี ไม่เคยปิดบัญชี ต้องทำอย่างไร
ทำไมพิมพ์แบบฟอร์ม เส้นตารางกลายเป็นตัวเลขไทย
Perpetual/Periodic , FIFO/Average เลือกใช้แบบไหนดี
ปีใหม่ทีไร วันที่ไม่อยู่ในงวดทุกที ?
ปรับขนาดตัวอักษรของ Express ให้อ่านง่ายขึ้น
วิธีการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม Express
วิธีคำนวณค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน ของโปรแกรม Express
วิธีการแปลงข้อมูลจาก Excel มาใช้ใน Express
การใช้เว็บบอร์ดสอบถามปัญหา Express
การใช้งาน Express กับงานบัญชีในโรงพยาบาล
วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดจากการยื่นภาษีผ่าน Internet
วิธียื่นภาษีผ่าน Internet
ทำความเข้าใจกับวิธีกำหนดสิทธิการใช้งานในโปรแกรม Express
ป้อนวันที่รับของแยกตามรายการสินค้าในใบสั่งซื้อ (ใบสั่งขายก็ทำได้เช่นกัน)
ทำความเข้าใจวิธีลงบัญชีของ Express
พิมพ์งานจาก Express ออกทางเครื่องพิมพ์แบบต่าง ๆ
วิธีคำนวณต้นทุนในโปรแกรม Express
การรวมรายการของรหัสลูกค้า 2 รหัส ให้เป็นรหัสเดียว
จัดเก็บข้อมูลให้ปลอดภัย-แยกข้อมูล
การนำรายงานจาก Express ไปใช้ใน Excel
ค้นหาเอกสารเพื่อตรวจทานได้ง่ายๆ
ปกป้องข้อมูลในโปรแกรม Express ให้ปลอดภัย