Change language to EN
ข่าวเด่นข่าวกีฬาข่าวเศรษฐกิจ
ราคาน้ำมันEx.rateพยากรณ์อากาศ

หน้าแรก >เทคนิคการใช้งานโปรแกรม>เคล็ดไม่ลับ กับการใช้งานโปรแกรมเอ็กซ์เพรส>การตรวจสอบและควบคุมยอดสินค้าคงคลัง

การตรวจสอบและควบคุมยอดสินค้าคงคลัง

การตรวจสอบและควบคุมยอดสินค้าคงคลัง 

 

 

อีกหนึ่งคำถามยอดนิยมที่ทางเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้ามักจะได้รับจากทางท่านผู้ใช้งานโปรแกรมบัญชี Express ก็คือทำไมมีสินค้าอยู่ แต่เปิดบิลขายหรือตัดจ่ายสต๊อกไม่ได้ โดยโปรแกรมแจ้งว่ายอดคงเหลือของสินค้านั้นไม่พอที่จะขาย หรือยอดคงเหลือของสินค้าติดลบ

เหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร ตรงนี้ก็อยากจะอธิบายขั้นตอนการตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือของโปรแกรมให้ทราบกันก่อนสักนิดนึงครับ คือ เมื่อตอนที่เริ่มใช้งานโปรแกรม และท่านได้มีการกำหนดค่าเริ่มต้นเกี่ยวกับระบบสินค้าเอาไว้ (ที่เมนูเริ่มระบบข้อ 1.3.1 ข้อย่อยที่ 9 และ 11) ซึ่งหากได้กำหนดค่าไว้ว่าไม่ยอมให้สินค้าติดลบ (จากข้อย่อยที่ 9) และกำหนดระดับการตรวจสอบยอดสินค้าติดลบเอาไว้เป็น 2 (จากข้อย่อยที่ 11) โปรแกรมก็จะมีการตรวจสอบยอดสินค้าที่ละเอียดมากยิ่งขึ้น

 

เมนูกำหนดค่าเริ่มต้นของระบบสินค้า ที่จะสามารถระบุความเข้มงวดในการควบคุมสต๊อกได้

 

โดยการตัดสต๊อกของโปรแกรมบัญชี Express นั้นจะดูจากปัจจัยหลักๆ ดังนี้ คือ
1. วันที่ทำการตัดสต๊อก
2. การระบุคลังที่จะทำการตัดสต๊อก

 

นั่นคือแม้ว่า ณ วันนี้ท่านไปตรวจสอบยอดคงเหลือสินค้าในโปรแกรมแล้ว พบว่ายังมีสินค้าอยู่ แต่วันที่เปิดบิลขายหรือตัดสต๊อกนั้น ไม่ใช่วันนี้ แต่เป็นการเปิดบิลย้อนหลัง และยอด ณ วันที่ตัดสต๊อกนั้นสินค้าอาจจะไม่เพียงพอหรือเป็นวันที่สินค้าที่สั่งซื้อเอาไว้ แต่ยังไม่ได้รับเข้ามาในสต๊อก แบบนี้ระบบก็จะไม่ยอมให้เปิดบิลหรือตัดสต๊อกได้นะครับ

เช่นเดียวกับหากท่านดูยอดสินค้าคงเหลือมา ซึ่งเป็นยอดคงเหลือทั้งหมดของสินค้าตัวนั้นๆ แต่เมื่อมีการเปิดบิลตัดสต๊อกสินค้า ท่านได้เลือกตัดจากคลังสินค้า ซึ่งคลังนั้นอาจจะมียอดสินค้าคงเหลือไม่พอที่จะตัดจ่ายออกไป ขอยกตัวอย่างให้เห็นภาพดังนี้คือ หากท่านดูยอดคงเหลือของสินค้ามาเป็นยอด 100 ตัว โดยแบ่งเก็บอยู่ในคลังสินค้าคลังรหัส 01 จำนวน 15 ตัว อยู่ในคลังสินค้ารหัส 02 อีก 85 ตัว

เมื่อลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้า โดยต้องการสินค้าจำนวน 20 หน่วย แล้วท่านพยายามเปิดบิลขาย หรือตัดจ่ายสินค้าจากคลังรหัส 01 โปรแกรมบัญชี Express ก็จะฟ้องข้อความเตือนว่าสินค้าไม่พอจำหน่าย ซึ่งก็เนื่องจากว่าในคลังรหัส 01 นั้นมีสินค้าอยู่เพียง 15 หน่วยเท่านั้น

แล้วแบบนั้นจะตรวจสอบยอดสต๊อกคงเหลือจากไหนจึงจะได้ยอดที่ถูกต้องและแม่นยำที่สุด ผมก็อยากแนะนำให้ดูจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบครับ โดยเรียกรายงานดังกล่าวนี้จากเมนูรายงานข้อ 4.1.1 หรือ 4.1.5 ซึ่งจะดูจากรายงานตัวไหน ก็ขึ้นอยู่กับว่าท่านเลือกใช้การตัดต้นทุนแยกตามคลังหรือไม่นะครับ

สาเหตุที่แนะนำให้ดูรายงานสินค้าและวัตถุดิบ เนื่องจากเราจะดูการเคลื่อนไหวของสินค้าได้ทั้ง 2 ปัจจัยที่กล่าวมา คือ ดูยอด ณ วันที่ขายได้ และเลือกดูเฉพาะคลังสินค้ารหัสที่จะขายก็ได้เช่นเดียวกัน

 

รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ดูได้ทั้งยอดคงเหลือในช่วงที่จะขายสินค้า รวมถึงคลัง

 

ถึงตรงนี้ทุกท่านคงพอเข้าใจการทำงานของโปรแกรมบัญชี Express เกี่ยวกับการควบคุมสินค้าคงคลังกันมากขึ้นแล้วนะครับ แต่ก่อนที่จะจบเนื้อหา ผมยังอยากฝากถึงปัจจัยอื่นๆ ที่นอกเหนือไปจากปัจจัยเรื่องวันที่ขาย และคลังสินค้าที่ขาย ที่จะเป็นเหตุให้ระบบไม่ยอมให้ตัดสต๊อกได้ แม้ว่าเมื่อไปตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือจากรายงานแล้ว จะยังมีสินค้าพอที่จะจำหน่ายอยู่ก็ตาม

ผมจะขอเรียกปัจจัยเหล่านี้ว่าปัจจัยรองละกันนะครับ เพราะเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย และบางปัจจัยอาจจะเรียกได้ว่าเป็นเหตุสุดวิสัย โดยปัจจัยรองอันแรกนั่นก็คือขณะที่กำลังป้อนข้อมูลเกี่ยวกับระบบสินค้า มีการหลุดออกจากโปรแกรมแบบผิดปกติ ส่วนปัจจัยรองอันดับที่สองคือ มีการเข้าไปเปลี่ยนรอบบัญชีเอง โดยไม่ได้เกิดจากการปิดประมวลผลสิ้นปีอย่างถูกต้อง

โดยเมื่อเกิดเหตุการณ์ในลักษณะแรก คือ ขณะกำลังใช้งานโปรแกรม Express เกี่ยวกับระบบสต๊อก เช่น เปิดบิลซื้อ บิลขาย เบิกวัตถุดิบไปผลิต รับคืน/ส่งคืนสินค้า แล้วเกิด Error บางอย่าง ทำให้หลุดออกจากโปรแกรม กรณีแบบนี้เมื่อกลับเข้ามาในโปรแกรมบัญชี Express ได้แล้ว จะต้องทำการจัดเรียงข้อมูล (ที่เมนูอื่นๆ ข้อ 1.6) และสั่งคำนวณยอดสินค้าคงเหลือใหม่ (ที่เมนูสินค้าข้อ 7.4) ก่อนที่จะเริ่มทำงานต่อไปได้

 

เมนูคำนวณยอดสินค้าคงเหลือ เพื่อสั่งให้ระบบอัพเดทยอดสต๊อกให้เป็นยอดที่ถูกต้อง

 

ส่วนสาเหตุที่ 2 ที่เกิดจากการเปลี่ยนรอบบัญชีเอง ตรงนี้ก็มักจะพบกันมากในช่วงต้นปี เพราะเมื่อท่านผู้ใช้งานเรียกเข้าโปรแกรมบัญชี Express แล้ว พบกับข้อความเตือนว่า วันที่ไม่อยู่ในรอบบัญชี ซึ่งสาเหตุก็เนื่องจากรอบบัญชีที่ตั้งเอาไว้ (จากเมนูเริ่มระบบข้อ 3) ไม่ครอบคลุมถึงปีบัญชีปัจจุบัน ซึ่งการจะเข้าไปขยายรอบบัญชีเพื่อให้ป้อนข้อมูลของปีปัจจุบันได้นั้น เราจะขยายเฉพาะงวดที่ 24 เท่านั้น แต่หลายท่านไปเปลี่ยนวันที่เริ่มต้นรอบบัญชี

 

การขยายรอบบัญชีจะทำได้เฉพาะในงวดสุดท้ายคืองวดที่ 24 เท่านั้น

 

ตรงนี้ก็จะทำให้ระบบสับสนเรื่องยอดยกมาของสินค้า เพราะเดิมยอดยกมาที่เราได้ป้อนเอาไว้ เป็นของรอบบัญชีปีเก่า แต่เมื่อมีการไปเปลี่ยนวันที่เริ่มต้นรอบบัญชีเอง ยอดยกมาของปีปัจจุบันก็ไม่ใช่ยอดยกมาที่เราเคยป้อนเอาไว้อีกแล้ว ซึ่งวิธีตรวจสอบและแก้ไข ก็ทำได้โดยการเข้าไปที่เมนูรายละเอียด (เมนูสินค้าข้อ 2) จากนั้นคลิกที่ปุ่ม 'เช็ค ย/ม' บนแถบเครื่องมือ หรือจะกดปุ่ม <F6> เลยก็ได้ครับ ซึ่งปกติก็ควรจะมีข้อความยืนยันขึ้นมาว่า 'ยอดยกมาถูกต้อง' เหมือนในรูปข้างล่างนี้

 

การตรวจสอบยอดยกมา โดยการคลิกปุ่ม เช็คย/ม

 

หากฟ้องว่ายอดยกมาไม่ถูกต้อง ก็ให้สันนิษฐานได้ว่าเกี่ยวข้องกับกรณีที่ได้พูดถึงกันอยู่นี้ และไปแก้ไขรอบบัญชีให้ถูกต้อง และอย่าลืมสั่งคำนวณยอดสินค้าคงเหลือใหม่ (จากเมนูสินค้าข้อ 7.4 เหมือนเดิม) อีกสักรอบหนึ่งด้วยนะครับ

 

หากมีปัญหาหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับบทความชิ้นนี้ กรุณาฝากคำถามไว้ที่ เว็บบอร์ด
ขอความกรุณาอย่าโทรศัพท์สอบถามจากพนักงานฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัท Express นะครับ 


http://www.esg.co.th

express,account,software,เอ็กซ์เพรส,ระบบบัญชี,โปรแกรมบัญชี,ทำบัญชี,บัญชีสำเร็จรูป,บัญชีคอมพิวเตอร์


บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง


การกระทบยอด ภงด50, ภ.พ.30
การปฏิบัติในกรณีรับเช็คชำระหนี้แล้วเช็คมีปัญหา
ตัวอย่างวิธีการนำ Express ไปใช้งานกับธุรกิจผลิต
ซ่อนระบบบัญชี Express จากบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
การบันทึกรับคืนหรือส่งคืนสินค้าที่ซื้อ/ขายในปีก่อน (ประมวลผลสิ้นปีไปแล้ว)
ใช้โปรแกรมมาหลายปี ไม่เคยปิดบัญชี ต้องทำอย่างไร
ทำไมพิมพ์แบบฟอร์ม เส้นตารางกลายเป็นตัวเลขไทย
Perpetual/Periodic , FIFO/Average เลือกใช้แบบไหนดี
ปีใหม่ทีไร วันที่ไม่อยู่ในงวดทุกที ?
ปรับขนาดตัวอักษรของ Express ให้อ่านง่ายขึ้น
วิธีการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม Express
วิธีคำนวณค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน ของโปรแกรม Express
วิธีการแปลงข้อมูลจาก Excel มาใช้ใน Express
การใช้เว็บบอร์ดสอบถามปัญหา Express
การใช้งาน Express กับงานบัญชีในโรงพยาบาล
วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดจากการยื่นภาษีผ่าน Internet
วิธียื่นภาษีผ่าน Internet
ทำความเข้าใจกับวิธีกำหนดสิทธิการใช้งานในโปรแกรม Express
ป้อนวันที่รับของแยกตามรายการสินค้าในใบสั่งซื้อ (ใบสั่งขายก็ทำได้เช่นกัน)
ทำความเข้าใจวิธีลงบัญชีของ Express
พิมพ์งานจาก Express ออกทางเครื่องพิมพ์แบบต่าง ๆ
วิธีคำนวณต้นทุนในโปรแกรม Express
การรวมรายการของรหัสลูกค้า 2 รหัส ให้เป็นรหัสเดียว
จัดเก็บข้อมูลให้ปลอดภัย-แยกข้อมูล
การนำรายงานจาก Express ไปใช้ใน Excel
ค้นหาเอกสารเพื่อตรวจทานได้ง่ายๆ
ปกป้องข้อมูลในโปรแกรม Express ให้ปลอดภัย