Change language to EN
ข่าวเด่นข่าวกีฬาข่าวเศรษฐกิจ
ราคาน้ำมันEx.rateพยากรณ์อากาศ

หน้าแรก >เทคนิคการใช้งานโปรแกรม>เคล็ดไม่ลับ กับการใช้งานโปรแกรมเอ็กซ์เพรส>วิธีการแปลงข้อมูลจาก Excel มาใช้ใน Express

วิธีการแปลงข้อมูลจาก Excel มาใช้ใน Express

วิธีการแปลงข้อมูลจาก Excel มาใช้ใน Express,โปรแกรมบัญชี Express

 

หากคุณต้องการนำข้อมูลที่เคยป้อนไว้ใน โปรแกรมอื่นๆ มาใช้ในโปรแกรม Express ข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ ที่จะนำมาใช้ในโปรแกรม Express ได้ คือ ไฟล์ฐานข้อมูลหลัก เช่น รายละเอียดของลูกค้า, ผู้จำหน่าย(เจ้าหนี้) และ สินค้า ส่วนการเดินรายการประจำวัน เช่น รายการซื้อ/ขายนั้น จะไม่สามารถนำเข้าจากโปรแกรมอื่น มาใช้ในโปรแกรม Express ได้ครับ และมีเงื่อนไขว่าไฟล์จากโปรแกรมอื่นๆ นั้น จะต้องอยู่ในฟอร์แมทของไฟล์ประเภท Excel และการเก็บข้อมูลภายในไฟล์ Excel นั้นจะต้องแยกข้อมูลแต่ละประเภทออกเป็นคอลัมน์ เช่น รหัสลูกค้าอยู่ในคอลัมน์ A / ชื่อลูกค้าอยู่ในคอลัมน์ B / ที่อยู่อยู่ในคอลัมน์ C เป็นต้น

 ในบทความนี้จะแสดงตัวอย่างขั้นตอนการแปลง ข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลประเภท Excel มาเป็นไฟล์ข้อมูลของ Express โดยใช้โปรแกรม Visual FoxPro เป็นเครื่องมือในการแปลงข้อมูล แต่หากคุณถนัดใช้โปรแกรมอื่น ก็สามารถใช้บทความนี้เป็นแนวทางในการปฏิบัติได้ครับ

 **คำเตือน คุณควรจะทดลองแปลงข้อมูลภายใต้โฟลเดอร์ข้อมูลของโปรแกรม Express ทีไม่ได้ใช้งานจริงก่อน เพราะหากเกิดข้อผิดพลาด จะได้ไม่มีผลกระทบกับข้อมูลที่ใช้งานจริง

 

1. ก่อนที่คุณจะสามารถแปลงข้อมูลเข้ามาเป็นไฟล์ข้อมูลของ Express ได้ จำเป็นที่จะต้องรู้โครงสร้างการเก็บข้อมูลของโปรแกรม Express ก่อน ซึ่งการเปิดไฟล์ข้อมูล Express ขึ้นมาเพื่อดูโครงสร้างข้อมูลนั้น สามารถทำได้จากหลายๆ โปรแกรมด้วยกัน แต่หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะใช้โปรแกรมใด ขอแนะนำโปรแกรม Freeware ตัวนี้ครับ http://www.esg.co.th/index.php?fi=no&page=articles&lev=2&ct=264

 

2. จากนั้นให้คุณใช้โปรแกรม Paradox Dbase Reader เปิดไฟล์ ARMAS.DBF จากในโฟลเดอร์ข้อมูลตัวอย่างของโปรแกรม Express ขึ้นมา (ปกติข้อมูลตัวอย่างจะเก็บอยู่ที่ C:\Program Files\ExpressI\Test หรือขึ้นอยู่กับว่าคุณติดตั้งโปรแกรม Express ไว้ที่ใด)  ทั้งนี้เพื่อดูว่าไฟล์ข้อมูลที่เก็บฐานข้อมูลลูกค้าของโปรแกรม Express นั้น ข้อมูลแต่ละประเภท เช่น รหัสลูกค้า ชื่อลูกค้า ที่อยู่ เบอร์โทร เขตการขาย พนักงานขายนั้น เก็บอยู่ภายในฟิลด์ข้อมูลใดบ้าง

 

3. หลังจากนั้นให้เข้าโปรแกรม  Excel แล้วเปิดไฟล์ข้อมูลของคุณ ซึ่งต้องการจะแปลงให้เป็นข้อมูลของ Express ขึ้นมา แล้วทำการเพิ่มบรรทัดเหนือข้อมูลที่มีอยู่ โดยใส่ชื่อฟิลด์ข้อมูลของโปรแกรม Express เข้าไปให้ตรงกับข้อมูลที่ถูกจัดเก็บอยู่ เช่น หากในคอลัมน์แรกเป็นรหัสลูกค้า ชื่อฟิลด์ที่พิ่มเข้าไปด้านบน ก็ต้องเป็นฟิลด์ CUSCOD แล้วกำหนดให้ทุก field ชิดซ้าย ตามรูปที่ 1

ต้องป้อนข้อมูลให้ตรงกับฟิลด์ข้อมูลที่ถูกต้องของโปรแกรมบัญชี Express
รูปที่ 1

4. ทำการบันทึกไฟล์ โดยเลือกประเภทของไฟล์ให้เป็น DBF 3 (dBase III) ตามรูปที่ 2 จากตัวอย่างเราจะบันทึกไฟล์ที่แปลงข้อมูลแล้วนี้ในชื่อ customer.dbf และเก็บไฟล์นี้ไว้ที่ไดร์ฟ C:

เลือกบันทึกไฟล์ให้เป็นแบบ DBF 3
รูปที่ 2

5. เรียกเข้าโปรแกรม Foxpro แล้วเปิดไฟล์ Customer.dbf ขึ้นมา เพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง โดยใช้คำสั่ง Use และตามด้วยชื่อโฟลเดอร์และชื่อไฟล์ที่ต้องการเปิด จากตัวอย่างจะเป็น use c:\customer.dbf ซึ่งหากมีขึ้นมาถาม Code Page ก็ให้เลือกตามรูป

เปิดโปรแกรม Visual Foxpro และเปิดไฟล์ที่เซฟจาก Excel
รูปที่ 3

 

6. จากนั้นเราจะใช้คำสั่ง modify structure เพื่อดูว่าโครงสร้างข้อมูลในแต่ละฟิลด์ข้อมูลนั้นถูกต้องหรือไม่ ซึ่งประเภทของข้อมูลที่จะแปลงเข้าโปรแกรม Express ควรจะอยู่ในประเภท Character ทั้งหมด หากไม่ใช่ ให้คลิกที่ช่อง Type แล้วแก้ไขให้ถูกต้องดังรูปครับ (คำสั่งที่ใช้ในแบบคอมมานด์ไลน์ในโปรแกรม FoxPro นั้น สามารถพิมพ์เพียง 4 ตัวหน้าก็ได้ อย่างเช่น Modify Structure ก็จะพิมพ์เพียง Modi Stru)

ใช้คำสั่ง modify structure ตรวจสอบโครงสร้างไฟล์ข้อมูล
รูปที่ 4

 

7. การเปลี่ยน Structure ตามขั้นตอนข้างต้น ในบางครั้งอาจจะมีผลทำให้ข้อมูลที่เก็บอยู่ภายในฟิลด์นั้น ไม่อยู่ในตำแหน่งชิดซ้าย  ซึ่งอาจจะทำให้การนำข้อมูลไปใช้งานในโปรแกรม Express ไม่ถูกต้อง ดังนั้นเราสามารถใช้คำสั่งยืนยันการจัดตำแหน่งชิดซ้าย ยกตัวอย่างเช่น หากต้องการให้แน่ใจว่ารหัสลูกค้า (ชื่อฟิลด์คือ Cuscod) อยู่ในตำแหน่งชิดซ้าย ก็ให้พิมพ์คำสั่งว่า Repl all Cuscod with ltrim(Cuscod) ซึ่งหากมีข้อมูลในฟิลด์อื่น ที่ไม่อยู่ในตำแหน่งชิดซ้าย ก็ใช้คำสั่งแบบเดียวกันนี้ เพียงแต่เปลี่ยนชื่อฟิลด์จาก Cuscod เป็นชื่อฟิลด์ตามที่ต้องการเท่านั้น สุดท้ายใช้คำสั่ง Browse เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลต่างๆอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง และชิดด้านซ้ายหรือไม่ ดังรูปครับ

ใช้คำสั่ง ltrim เพื่อจัดตำแหน่งข้อมูลให้ชิดซ้าย
รูปที่ 5

 

8. ให้กด Esc เพื่อยกเลิกหน้าจอการ Browse และเปิดไฟล์ ARMAS.DBF จากโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูลของคุณขึ้นมา (โดยใช้คำสั่ง use แล้วตามด้วยชื่อโฟลเดอร์และชื่อไฟล์) จากตัวอย่าง ผมมีบริษัทที่สร้างเตรียมไว้แล้วในโปรแกรม Express โดยโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูลคือ MyData จากนั้นใช้คำสั่ง zap เพื่อลบข้อมูลทั้งหมด (ถ้ามี) ภายในไฟล์ ARMAS นั้น ตามรูปที่ 6
 

เปิดไฟล์ข้อมูลของ Express ขึ้นมา และสั่ง Zap เพื่อลบข้อมูลทั้งหมดทิ้ง
รูปที่ 6

 

9. เราจะเอาข้อมูลที่เราทำการแปลงตามขั้นตอนข้างต้น มาเพิ่มไว้ในไฟล์ ARMAS ของโปรแกรม Express โดยใช้คำสั่ง APPEND From แล้วตามด้วยชื่อไฟล์ที่แปลงมา ตามรูปที่ 7

เอาข้อมูลที่ได้แก้ไขไว้ก่อนหน้านี้ ต่อเข้าไปในไฟล์ข้อมูลของ Express
รูปที่ 7

    

10. แล้วพิมพ์คำสั่ง Quit เพื่อออกจากโปรแกรม Foxpro

11. เข้าโปรแกรม Express ไปจัดเรียงข้อมูล จากนั้นเมื่อดูในหน้าจอเมนูรายละเอียดลูกค้า ก็ควรจะเห็นข้อมูลที่เราทำการแปลงเข้ามาครับ

 

หากมีปัญหาหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับบทความชิ้นนี้ กรุณาฝากคำถามไว้ที่ เว็บบอร์ด
ขอความกรุณาอย่าโทรศัพท์สอบถามจากพนักงานฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัท Express นะครับ


http://www.esg.co.th

express,account,software,เอ็กซ์เพรส,ระบบบัญชี,โปรแกรมบัญชี,ทำบัญชี,บัญชีสำเร็จรูป,บัญชีคอมพิวเตอร์

บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง


ปิดหน้าจอ เตือน(Security Warning) เวลาเปิดโปรแกรม Express
การกระทบยอด ภงด50, ภ.พ.30

การปฏิบัติในกรณีรับเช็คชำระหนี้แล้วเช็คมีปัญหา
ตัวอย่างวิธีการนำ Express ไปใช้งาน กับธุรกิจผลิต
ซ่อนระบบบัญชี Express จากบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
การบันทึกรับคืนหรือส่งคืนสินค้าที่ซื้อ/ขายในปีก่อน (ประมวลผลสิ้นปีไป แล้ว)
ใช้โปรแกรมมาหลายปี ไม่เคยปิดบัญชี ต้องทำอย่างไร
ทำไมพิมพ์แบบฟอร์ม เส้นตารางกลายเป็นตัวเลขไทย
Perpetual/Periodic , FIFO/Average เลือกใช้แบบไหนดี
ปีใหม่ทีไร วันที่ไม่อยู่ในงวดทุกที ?
ปรับขนาดตัวอักษรของ Express ให้อ่านง่าย ขึ้น
วิธีการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม Express
วิธีคำนวณค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน ของโปรแกรม Express
การใช้เว็บบอร์ดสอบถามปัญหา Express
การใช้งาน Express กับงานบัญชีในโรงพยาบาล
วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดจากการยื่นภาษีผ่าน Internet
วิธียื่นภาษีผ่าน Internet
ทำความเข้าใจกับวิธีกำหนดสิทธิการใช้งานในโปรแกรม Express
ป้อนวันที่รับของแยกตามรายการสินค้าในใบสั่งซื้อ (ใบสั่งขายก็ทำได้เช่นกัน)
ทำความเข้าใจวิธีลงบัญชีของ Express
พิมพ์งานจาก Express ออกทางเครื่อง พิมพ์แบบต่าง ๆ
วิธีคำนวณต้นทุนในโปรแกรม Express
การรวมรายการของรหัสลูกค้า 2 รหัส ให้เป็นรหัสเดียว
จัดเก็บข้อมูลให้ ปลอดภัย-แยกข้อมูล
การนำรายงานจาก Express ไปใช้ใน Excel
ค้นหาเอกสารเพื่อตรวจทานได้ง่ายๆ
ปกป้องข้อมูลในโปรแกรม Express ให้ ปลอดภัย